Este tutorial vai explicar com detalhes como funciona nosso envio automático de lembretes e documentos. É importante que o usuário do sistema leia com atenção todo conteúdo.
As mensagens automáticas é um recurso que permite o envio automatizado de diversos tipos de mensagens via WhatsApp e/ou e-mail, utilizando um número de telefone virtual vinculado ao nosso sistema.
As mensagens automáticas têm como objetivo principal o envio de lembretes de consultas e documentos. No momento do agendamento, o sistema envia uma mensagem instantânea para lembrar o paciente da consulta marcada. Além disso, também é enviada uma mensagem de lembrete 24 horas antes do horário agendado. Essas mensagens são enviadas de forma completamente automática, não exigindo qualquer intervenção manual.
Esse recurso garante a praticidade e a eficiência na comunicação com os pacientes, ajudando a reduzir o número de faltas e a otimizar o fluxo de atendimento. Com as mensagens automáticas, você não precisa se preocupar em realizar cliques ou enviar lembretes manualmente, pois nosso sistema cuida disso de maneira automatizada através de nosso mensageiro de WhatsApp.
Primeiro passo:
Verificar quais mensagens estão ativadas para envio automático conforme imagem ao lado.
Ao ativar a opção “Prefiro envio pelo WhatsApp”, o sistema sempre enviará as mensagens através do WhatsApp. Se o paciente não tiver um número de telefone associado, o sistema encaminhará as mensagens por e-mail.
Verifique todos os tipos de mensagens e documentos que são enviados automaticamente e ative as que forem importantes para sua clínica ou consultório. Ao passar o mouse por cima, aparecerá uma explicação para cada um deles.
IMPORTANTE:
Para que o paciente receba a “pergunta de autorização de uso”, é necessário que haja uma primeira interação, que pode ser uma marcação de consulta ou o envio de qualquer mensagem ou documento através do “WhatsApp API”.
Por exemplo, se foi ativado o tiem “agendamento de consulta“, a pergunta de autorização será enviada automaticamente 10 minutos após o agendamento. Da mesma forma, se um lembrete for enviado manualmente, o paciente também receberá a pergunta de autorização conforme ilustrado na imagem logo abaixo
O que é a pergunta de autorização?
A pergunta é uma solicitação de autorização que o paciente deve aceitar respondendo com um “SIM”. Essa autorização é essencial, pois precisamos do consentimento do paciente para enviar mensagens.
Esta é a pergunta enviada pelo nosso contato na primeira interação:
“Olá Diego Paciente Teste,
Você é paciente do Medica Fulana, e está recebendo este contato do sistema BIPP Assistant, utilizado por seu médico. 🩺
Se você concordar em receber confirmações de agendamento, lembretes de consulta, notificações, receitas e outros documentos do seu médico por este meio, responda SIM ou 👍🏻.”
Segue abiaxo um exemplo de uma mensagem de lembrete. Você pode também criar um paciente teste com o número da clínica para enviar as notificaçõese e lembretes afim de verificar exatamente como o paciente estará recebendo as mensagens.
Paciente informa não estar recebendo as mensagens?
1º – Verificar se ele permitiu o envio conforme imagem abaixo:
Caso este esteja negado este paciente não vai receber as mensagens.
2° – Verificar o status das mensagens que foram encaminhadas.
- Lida: significa que o paciente abriu a mensagem do Whatsapp.
- Entrege: significa que o paciente recebeu a mensagem, porém ainda nao foi lida ou aberta.
- Processada: A mensagem ainda não foi encaminhada.
Eventualmente o paciente acaba perdendo nosso contato em sua lista de Whatsapp. Para isso temos o link do nosso disparador que pode ser enviado para o paciente com esta mensagem exemplo que criarmos:
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Olá “Paciente Fulano”
O Dr. Fulano utiliza o sistema BIPP Assistant ⚙ para gerenciar suas consultas.
O sistema possui um notificador 📩 via WhatsApp que envia lembretes, confirmação de agendamento, receitas e outros documentos.
Para que você possa receber as mensagens pelo notificador, é necessário responder SIM após a primeira mensagem recebida no WhatsApp 😉. Recomendo também que você salve o contato em seu telefone!
Caso não encontre a conversa, basta clicar neste link 🔗 wa.me/551151983340?text=SIM e enviar SIM 👍🏻
Grato pela compreensão!
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IMPORTANTE: a ativação das mensagens com a resposta “sim” vai funcionar apenas se o paciente tiver recebido a “Pergunta de Autorização”.
Os consultórios podem disponibilizar um QR Code impresso na clínica com o contato do disparador de lembretes do BIPP Assistant. Recomendamos que os pacientes adicionem esse contato.
